De klokkenluidersregeling is sinds de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) de ruggengraat van veilig melden op het werk. In deze gids lees je wat de regeling precies inhoudt, wie ‘m verplicht moet hebben, welke onderdelen erin móéten staan, hoe (anoniem) melden werkt en welke bescherming melders krijgen – inclusief praktische stappen voor werkgevers én werknemers.
Wat is een klokkenluidersregeling?
Een klokkenluidersregeling is de interne meldprocedure waarmee je (vermoedens van) misstanden veilig en vertrouwelijk kunt melden. Werkgevers met in de regel minstens 50 werkzame personen zijn verplicht zo’n procedure schriftelijk vast te leggen en bekend te maken binnen de organisatie. Ook uitzendkrachten en stagiairs tellen mee (als zij een vergoeding ontvangen). Voor sommige sectoren geldt de plicht óók onder de 50, zoals in financiële dienstverlening, anti-witwassen/AML, burgerluchtvaart, maritieme arbeid/havenstaatcontrole en offshore olie & gas.
Direct extern melden mag (interne melding is niet meer verplicht)
Onder de Wbk is “eerst intern melden” geen voorwaarde meer. Een melder mag rechtstreeks naar een extern meldkanaal (bijv. het Huis voor Klokkenluiders of een andere bevoegde autoriteit) en geniet dan tóch bescherming. Intern melden blijft wel de voorkeursroute, omdat je misstanden daarmee vaak sneller oplost.
Wie valt er onder de bescherming?
Bescherming geldt breder dan alleen werknemers: ook ambtenaren, zzp’ers, uitzendkrachten, stagiairs, vrijwilligers met vergoeding, sollicitanten, (onder)aannemers/leveranciers en leden van toezichthoudende organen zijn beschermd als zij in een werkgerelateerde context melden. Ook personen die de melder bijstaan en betrokken derden kunnen bescherming krijgen.
Verplichte onderdelen van je interne meldprocedure
Je regeling moet méér zijn dan een e-mailadres. Dit zijn de kerneisen:
- Kanalen om te melden: schriftelijk, mondeling (telefonisch of spraakbericht) en – op verzoek van de melder – een gesprek op locatie binnen redelijke termijn.
- Tijdlijnen: binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging; binnen maximaal 3 maanden feedback over de beoordeling en eventuele opvolging.
- Onafhankelijke functionaris(sen): de melder moet terecht kunnen bij onafhankelijke aangewezen personen of een commissie (niet alleen bij de eigen lijn). Een vertrouwenspersoon kan doorgeefluik zijn, maar het onderzoek ligt bij die onafhankelijke functionaris(sen).
- Vertrouwelijkheid & geheimhoudingsplicht: de identiteit van de melder en in de melding genoemde personen wordt beschermd.
- Registratie: houd een meldregister bij. Mondelinge meldingen leg je vast (opname of nauwkeurig verslag dat de melder kan controleren/goedkeuren).
- Vindbaarheid in de organisatie: informeer medewerkers schriftelijk of elektronisch over de interne procedure, rechten, en hoe extern te melden.
Tip: gebruik een checklist om te borgen dat alle wettelijke eisen in je document staan en in de praktijk worden gevolgd.
Anoniem melden: hoe zit het in 2025?
De Wbk bevat een basis voor anoniem melden. De uitwerking (wie mag zo’n anonieme melding ontvangen, hoe borg je contact met een anonieme melder, enz.) gebeurt via de AMvB “Besluit anoniem melden vermoedens van misstanden”. Die AMvB is voorgesteld en doorloopt het wetgevingstraject; volledige inwerkingtreding als verplichting voor werkgevers is (nog) niet afgerond. Hou de voortgang in de gaten en zorg dat je beleid klaarstaat.
Praktisch: veel organisaties faciliteren anoniem melden alvast (bijv. via een externe meldbox of onafhankelijke functionaris), in lijn met het aankomende besluit en de aanbevelingen van het Huis voor Klokkenluiders.
Extern melden: termijnen en verwachtingen
Meld je extern, dan gelden vergelijkbare termijnen: een ontvangstbevestiging binnen 7 dagen en feedback binnen 3 maanden (in complexe zaken maximaal 6 maanden). Bevoegde autoriteiten (zoals ACM, AFM, AP, NZa, DNB e.a.) hebben eigen kanalen om meldingen te ontvangen en op te volgen.
Benadelingsverbod & omkering van de bewijslast
Benadeling (ontslag, degradatie, pesten, salarisstop, etc.) naar aanleiding van een melding is verboden. Belangrijk: onder de Wbk is de bewijslast omgekeerd. De melder hoeft alleen aannemelijk te maken dat hij/zij heeft gemeld en benadeeld is; de werkgever moet vervolgens bewijzen dat de maatregel niets met de melding te maken heeft. Dit is expliciet zo geregeld en wordt ook in recente publicaties en rechtspraak bevestigd.
Wat is een ‘misstand’ – en wanneer heb je bescherming?
Een beschermd vermoeden van een misstand rust op redelijke gronden en gaat meestal om schendingen van wet- en regelgeving of ernstige feiten die het publiek belang raken (bijv. veiligheid, volksgezondheid, milieu, financiële integriteit). Losse roddels of ongefundeerde beschuldigingen vallen er níet onder. (Wet
Stappenplan voor werkgevers (implementatie in 7 acties)
- Inventariseer of je onder de plicht valt. ≥50 werkzame personen? Dan móet je een regeling hebben die voldoet aan de Wbk-eisen. In specifieke sectoren ook <50.
- Wijs onafhankelijke meldfunctionaris(sen) aan. Leg vast bij wie men kan melden en wie opvolging verzorgt. Borg onafhankelijkheid en voorkom belangenconflicten.
- Regel de meldkanalen. Schriftelijk, telefonisch/spraakbericht, én op verzoek een gesprek op locatie. Zorg voor veilige opslag en logging.
- Borg termijnen en terugkoppeling. 7 dagen ontvangstbevestiging; binnen 3 maanden inhoudelijke feedback. Leg dit expliciet vast in de procedure én in je werkproces.
- Maak de procedure vindbaar. Publiceer op intranet/handboek, informeer personeel (inclusief externe route en rechten).
- Registreer en bewaak vertrouwelijkheid. Houd een meldregister bij; leg mondelinge meldingen correct vast; bescherm identiteiten.
- Bereid je voor op anoniem melden. Volg de AMvB-voortgang en ontwerp alvast een werkbare anonieme route (bijv. via een externe, onafhankelijke functionaris).
Bonus: train leidinggevenden en HR in doen en laten na een melding (benadelingsverbod), en oefen intern de doorlooptijden en dossiervorming.
Stappenplan voor werknemers (veilig en effectief melden)
- Check de interne regeling. Waar, hoe en bij wie kun je melden? Kies schriftelijk, telefonisch of vraag een gesprek aan.
- Bouw je dossier op. Noteer feiten (wie/wat/wanneer/waar), bewaar e-mails, brieven en gespreksnotities. “Redelijke gronden” helpen jouw bescherming.
- Vraag zo nodig advies. Twijfel je? Vraag vertrouwelijk advies bij het Huis voor Klokkenluiders of oriënteer je op een passende bevoegde autoriteit.
- Meld intern of extern. Interne melding is vaak het snelst; extern melden mag direct en is óók beschermd.
- Bewak termijnen. Ontvangstbevestiging binnen 7 dagen; feedback binnen 3 maanden. Valt die uit? Vraag status-update of overweeg een externe route.
- Hulp nodig? Via het Huis voor Klokkenluiders kun je – na doorverwijzing – in aanmerking komen voor gratis rechtsbijstand en psychosociale ondersteuning.
Veelgestelde vragen over de klokkenluidersregeling
Moet elke werkgever een klokkenluidersregeling hebben?
Nee. De plicht geldt in principe vanaf 50 werkzame personen (inclusief uitzendkrachten/stagiairs met vergoeding). In enkele sectoren geldt de plicht óók onder de 50
Mag ik anoniem melden?
De mogelijkheid tot anoniem melden wordt wettelijk uitgewerkt in een AMvB. Die is aangekondigd en in voorbereiding; houd rekening met een verplicht anoniem kanaal zodra het besluit in werking treedt. Veel organisaties bieden het nu al aan.
Hoe snel moet mijn werkgever reageren?
Binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging; binnen maximaal 3 maanden feedback over beoordeling/opvolging.
Wat als ik na mijn melding word benadeeld?
Dat is verboden. Bovendien ligt de bewijslast bij de werkgever om aan te tonen dat een maatregel niets met jouw melding te maken heeft.
Bij wie kan ik extern melden?
Dat hangt van het onderwerp af (bijv. ACM, AFM, NZa, AP, DNB). Het Huis voor Klokkenluiders kan je wegwijzen en adviseren.
Checklist (copy-paste voor je beleid)
- Onafhankelijke meldfunctionaris(sen) aangewezen en vindbaar.
- Kanalen: schriftelijk, telefonisch/spraakbericht én gesprek op locatie.
- Termijnen geborgd: 7 dagen ontvangst, 3 maanden feedback.
- Geheimhouding en registratie geregeld (incl. vastlegging mondelinge meldingen).
- Medewerkers geïnformeerd over intern én extern melden + rechten.
- Voorbereid op anoniem melden (volgens aankomende AMvB).
