Fraude met gedeclareerde kosten kan flinke financiële schade aanrichten en het vertrouwen binnen organisaties ernstig aantasten. Of het nu gaat om valse onkostennota’s, dubbele declaraties of fictieve reiskosten: tijdige herkenning en effectieve preventie zijn onmisbaar. In deze SEO-blog lees je wat declaratiefraude precies inhoudt, hoe je signalen detecteert, welke gevolgen en sancties eraan hangen en welke maatregelen je kunt nemen om declaratiefraude te voorkomen.
Wat is declaratiefraude?
Declaratiefraude – ook wel onkostendeclaratiefraude genoemd – ontstaat wanneer medewerkers of derden onjuiste, vervalste of opgemaakte kosten indienen om onterecht vergoedingen te ontvangen. Veelvoorkomende vormen zijn:
- Valse facturen voor niet-geleverde goederen of diensten
- Dubbele declaraties: dezelfde kosten twee keer indienen
- Opgeblazen onkostennota’s: bijvoorbeeld langere reisdagen of hogere kilometervergoedingen dan daadwerkelijk gereden
- Fictieve overnachtingen of congressen
Signalen van gefraudeerde kosten declaraties
- Ongebruikelijke patronen
- Meerdere declaraties op exact dezelfde bedragen of data.
- Afwijkende factuureigenschappen
- Onleesbare of inconsistente factuurnummers, ontbrekende stempels of logo’s.
- Te frequente of grote declaraties
- Medewerkers die structureel ver boven de gemiddelde onkosten uitkomen.
- Geen ondersteunende bewijsstukken
- Ontbrekende bonnetjes, onduidelijke omschrijvingen of onvolledige reisschema’s.
- Gebrekkige nacontrole
- Declaraties die routinematig worden goedgekeurd zonder steekproeven of controle.
Gevolgen en sancties bij declaratiefraude
- Financiële schade: onnodige, onterechte uitgaven drukken op budgetten.
- Reputatieschade: zowel voor de organisatie als voor betrokken medewerkers.
- Arbeidsrechtelijke maatregelen: waarschuwing, schorsing of ontslag op staande voet.
- Civielrechtelijke en strafrechtelijke stappen: terugvordering van gelden, boetes of zelfs gevangenisstraf bij opzet.
Preventie en controlemaatregelen
- Duidelijk beleid en richtlijnen
- Vastleggen welke kosten wel of niet vergoed worden en in welk format.
- Digitale declaratiesystemen
- Automatische controles op dubbele en opmerkelijke declaraties.
- Random steekproeven
- Periodiek controleren van een selectie onkostendeclaraties.
- Goedkeuring door meerdere niveaus
- Supervisor of finance-afdeling tekent pas af na eerste beoordeling.
- Training en bewustwording
- Regelmatige workshops over integriteit, fraudeherkenning en ethisch gedrag.
Tips voor organisaties bij het aanpakken van declaratiefraude
- Implementeer een “fraude-protocol” waarin melding leggen en onderzoeken gestroomlijnd verlopen.
- Foster een open cultuur waarin collega’s vermoedens van fraude durven te melden zonder repercussies.
- Gebruik data-analyse om afwijkende patronen in declaratiegedrag te signaleren.
- Werk samen met externe specialisten voor een onafhankelijk onderzoek bij vermoeden van grootschalige fraude.
Fraude met declaraties
Fraude met gedeclareerde kosten is een risico dat elke organisatie kan treffen. Door helder beleid, strikte controles en een open cultuur te combineren met digitale tooling en regelmatig training, verklein je de kans op ongeoorloofde uitgaven. Versterk jouw organisatie: herken de signalen, grijp in bij verdachte declaraties en zorg dat iedereen weet dat integriteit en transparantie prioriteit hebben.
